จิตวิทยาการสื่อสารทางธุรกิจ

วันนี้นักธุรกิจมีหลายวิธีในการสื่อสารกับลูกค้าเพื่อนร่วมงานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ การเข้าใจลักษณะของการสื่อสารทางธุรกิจสามารถช่วยในการบรรลุเป้าหมายของ บริษัท และในการจัดการรายวัน

ในด้านจิตวิทยาคำว่า "การสื่อสาร" หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้คนผ่านระบบสัญลักษณ์ทั่วไป คำจำกัดความของการสื่อสารนี้ประกอบด้วยสองด้าน:

• ประการแรกมีบางสิ่งที่ส่งผ่านเช่นข้อเท็จจริงความรู้สึกความคิดและอื่น ๆ ซึ่งหมายความว่าในกระบวนการของการสื่อสารบางคนต้องได้รับข้อมูลที่ส่ง
• ประการที่สองคำจำกัดความข้างต้นเน้นองค์ประกอบของความเข้าใจในกระบวนการสื่อสาร การทำความเข้าใจจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้รับข้อความเข้าใจในความหมายเดียวกับผู้ส่ง ดังนั้นการตีความที่ถูกต้องของข้อความจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลข้อเท็จจริงและแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ในยุคโลกาภิวัตน์ทุกองค์กรไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ต้องมีการสื่อสารทางธุรกิจที่เหมาะสมทั้งในสภาพแวดล้อมภายในและภายนอก

ลักษณะสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจรวมถึงองค์ประกอบต่อไปนี้:

• การแบ่งกลุ่ม แม้แต่ในองค์กรขนาดเล็กก็เป็นความผิดพลาดที่จะสมมติว่าพนักงานทุกคนมีความต้องการความสนใจและความปรารถนาเหมือนกันเมื่อพูดถึงการสื่อสารทางธุรกิจ การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพถูกแบ่งส่วนเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ชมที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นพนักงานที่ทำงานในสภาพแวดล้อมการบริหารจะมีความต้องการและการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างจากพนักงานที่ทำงานในสภาพแวดล้อมการผลิต
• ความจำเพาะ. การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพควรมีความเฉพาะเจาะจงและยิ่งมีความเจาะจงมากเท่าไหร่
• ความถูกต้อง เมื่อข้อมูลไม่ถูกต้องความน่าเชื่อถือของข้อมูลจะสูญหายไป ผู้ส่งข้อมูลนี้สูญเสียความมั่นใจ การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพควรมีความถูกต้องทั้งในแง่ของเนื้อหาที่ส่งและในแง่ของสิ่งง่าย ๆ ที่รวมถึงไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน
• ทันเวลา พนักงานควรตระหนักถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรของพวกเขาและในสภาพแวดล้อมภายนอกเช่นนี้ส่งผลกระทบต่อพวกเขา การสื่อสารในเวลาที่เหมาะสมกับพนักงานนั้นยากกว่า แต่ก่อนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

• ความถี่. หากข้อความถูกส่งเพียงครั้งเดียวคุณจะไม่สามารถมั่นใจได้ว่าได้ส่งถึงผู้รับแล้ว การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพต้องมีการสื่อสารบ่อยครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีข้อมูลที่จำเป็น นอกจากนี้พนักงานเปลี่ยนแปลงลาบางคนอื่นเข้าร่วม บริษัท และทั้งหมดนี้ต้องมีการปรับปรุงข้อมูล
• หลายช่อง ธุรกิจมีช่องทางการสื่อสารมากมายตั้งแต่แบบดั้งเดิม (พิมพ์, กระดานข่าว, การประชุม) ไปจนถึงช่องทางใหม่ (อีเมลบล็อกเว็บไซต์เครือข่ายสังคมออนไลน์) ช่องทางเหล่านี้ทั้งหมดจะต้องใช้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับข้อมูลในสภาพที่แตกต่างกัน
• ฉับไว ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าการสื่อสารโดยตรงยังคงมีประสิทธิภาพมากที่สุดและควรใช้การสื่อสารทุกครั้งที่ทำได้ แน่นอนในองค์กรขนาดใหญ่สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยาก แต่ถึงแม้จะมีทางเลือกอื่นอาจรวมถึงการประชุมทางวิดีโอหรือการใช้การสัมมนาผ่านเว็บ
• ความพร้อมใช้งานของข้อเสนอแนะ. พนักงานควรสามารถแบ่งปันข้อเสนอแนะความคิดเห็นและความคิดกับผู้จัดการและนายจ้าง การสื่อสารระดับทวิภาคีนั้นมีประสิทธิภาพสำหรับทั้งพนักงานและนายจ้าง

บางครั้งคุณต้องทำงานกับคนที่คุณไม่ชอบหรือคนที่คุณทนไม่ได้ แต่เพื่อประโยชน์ในการทำงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีกับพวกเขา ในกรณีนี้ลองทำความรู้จักกับบุคคลนั้น เขาอาจจะรู้ดีว่าคุณไม่ชอบเขาดังนั้นทำในขั้นตอนแรก: เริ่มการสนทนาที่เป็นความลับหรือเชิญเขาไปทานอาหารเย็นด้วยกัน ในระหว่างการสนทนาให้มุ่งเน้นไปที่การค้นหาสิ่งที่คุณอาจมีเหมือนกัน: ถามเกี่ยวกับครอบครัวความสนใจและความสำเร็จที่ผ่านมา

วัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ มันมีส่วนช่วยในการบำรุงรักษามารยาททางธุรกิจในที่ทำงานนอกจากนี้การวิจัยในพื้นที่นี้แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างวัฒนธรรมองค์กรและผลประกอบการซื้อขายของ บริษัท

ผู้เชี่ยวชาญเรียกหลักการทางจิตวิทยาพื้นฐานหกประการของการสื่อสารทางธุรกิจ:

• ความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน. การแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันในธุรกิจหมายถึงความคาดหวังซึ่งกันและกันในการแลกเปลี่ยนค่า หากมีบุคคลหนึ่งมอบสิ่งใดเป็นที่คาดหวังว่าผู้รับจะให้สิ่งตอบแทนด้วย ความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจะสร้างความไว้วางใจระหว่างคู่ค้าและความสัมพันธ์ของทั้งคู่จะพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น
• ความชวนใจ ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์แนวโน้มผลการวิจัยในด้านการเจรจาต่อรองจะทำให้คุณเชื่อมั่นมากขึ้น มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะแสดงการรับรู้ของคุณเพื่อให้ได้รับความไว้วางใจจากคู่ของคุณ
• ภาระผูกพัน. ปฏิบัติตามข้อผูกมัดของคุณเสมอไม่เพียง แต่เขียน แต่ยังใช้คำพูด โปรดจำไว้ว่าแม้การจับมือเป็นสัญลักษณ์แห่งความยินยอม หากคุณพบว่ามันยากที่จะจำสิ่งที่คุณพูดในครั้งเดียวหรืออื่นเขียนมันลงไป คุณสร้างความประทับใจให้กับผู้ได้รับมอบอำนาจ
• ลำดับ มีความสม่ำเสมอในการกระทำและการกระทำของคุณและไม่เคยเปลี่ยนหลักการทางธุรกิจของคุณ
• มุ่งมั่นเพื่อฉันทามติ. ความเห็นพ้องต้องกันว่าทุกคนยอมรับและสนับสนุนการตัดสินใจและเข้าใจถึงเหตุผลในการนำไปใช้ ฉันทามติเป็นไปได้ระหว่างพันธมิตรหากพวกเขามีค่านิยมและเป้าหมายร่วมกันและมีข้อตกลงระหว่างพวกเขาในประเด็นเฉพาะและทิศทางทั่วไป
• ความเห็นอกเห็นใจส่วนบุคคล เรามีแนวโน้มที่จะโต้ตอบกับผู้คนที่ทำให้ชัดเจนว่าพวกเขาชอบเราและในที่ที่เรารู้สึกว่ามีความสำคัญ ความน่าดึงดูดใจทางกายภาพมีบทบาทสำคัญในเรื่องนี้ แต่ความคล้ายคลึงกันก็มีประสิทธิภาพมากเช่นกัน เราขอร้องให้คนเหล่านั้นที่มีความคล้ายคลึงกับเราในชุดอายุสถานะทางเศรษฐกิจและสังคม

การสื่อสารนั้นมีจริยธรรมเมื่อมีการติดต่อตรงไปตรงมาซื่อสัตย์และมีส่วนร่วม หากการสื่อสารนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อปกปิดความจริงหรือเป็นอันตรายต่อบุคคลอื่นมันก็ไม่สามารถมีจริยธรรม

แม้ว่าจริยธรรมจะไม่เหมือนกับศีลธรรม แต่ก็มีความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างแนวคิดเหล่านี้: คุณธรรมคือแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกต้องและสิ่งที่ผิดและจริยธรรมเป็นหลักการของพฤติกรรมที่ได้รับอิทธิพลจากความเชื่อทางศีลธรรม ดังนั้นจริยธรรมของการสื่อสารจึงขึ้นอยู่กับหลักการทางศีลธรรม:

• ความสุจริต. โดยทั่วไปการสื่อสารทางจริยธรรมคือการสื่อสารที่ซื่อสัตย์ แม้ว่าจะมีบางครั้งที่การโกหกอย่างมีจริยธรรมมากกว่าสำหรับนักฆ่าที่ถูกกล่าวหาเกี่ยวกับเบาะแสของผู้ที่อาจเป็นเหยื่อคดีเหล่านี้เป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ นอกจากนี้ความซื่อสัตย์นั้นเป็นมากกว่าแค่ความจริง มันหมายถึงการเปิดรับอาสาสมัครข้อมูลใด ๆ ที่คุณมีแม้ว่าจะเป็นภัยคุกคามต่อผลประโยชน์ระยะสั้นของคุณเอง ความไว้วางใจในผู้คนมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับความซื่อสัตย์ การสร้างสภาพแวดล้อมของความไว้วางใจคือเส้นทางสู่การสื่อสารอย่างมีจริยธรรมในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• ความใจกว้าง. การเปิดกว้างเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญของการสื่อสารด้านจริยธรรม ในการสื่อสารหมายถึงการเปิดรับแนวคิดและความคิดเห็นที่แตกต่างกันรวมถึงพร้อมที่จะแสดงความคิดเห็นของคุณเองแม้ว่าคุณจะไม่คาดหวังให้ยอมรับ

• ความจงรักภักดี. ในบริบทของการสื่อสารทางธุรกิจความภักดีหมายถึงการจัดสรรเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นเพื่ออภิปรายปัญหาอย่างเต็มที่ ทุกคนเท่านั้นจึงจะมีโอกาสได้ยิน
• การสร้างฉันทามติ การสื่อสารทางจริยธรรมมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายมากกว่าสถานะ รูปแบบของการสื่อสารซึ่งกลุ่มต่าง ๆ รวมตัวกันเป็นศัตรูในค่ายและมุ่งเน้นที่ผลประโยชน์ของตนเองเป็นหลักไม่ได้ให้อะไรกับองค์กรโดยรวม จริยธรรมสำหรับองค์กรเป็นรูปแบบของการสื่อสารที่ผู้คนแสวงหาฉันทามติไม่ใช่การต่อต้านและมุ่งเน้นไปที่การทำสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้สำหรับ บริษัท ดังนั้นเนื่องจากความช่วยเหลือขององค์กรเป็นสิ่งจำเป็นทางศีลธรรมการเข้าถึงฉันทามติจึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่มีจริยธรรม

เชื่อว่ามีหกประเภทหลักของคู่สนทนา เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสนทนาที่สำคัญยิ่งขึ้นคุณต้องทราบว่าคุณเป็นคนประเภทใด:

• อย่างไตร่ตรอง. คุณเป็นผู้ไตร่ตรองแบบไตร่ตรองหากอยู่ในกระบวนการติดต่อสื่อสารคุณรู้สึกถึงอารมณ์ของคู่ครองของคุณ คำพูดของคุณนุ่มนวลสงบคุณอ่อนไหวคุณเข้าใจคู่สนทนาและคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น
• ผู้พิพากษา คุณเป็นคู่สนทนาของผู้ตัดสินประเภทถ้าคุณวิเคราะห์หัวข้อและปัญหาค้นหาประเด็นหลักแล้วอธิบายให้ผู้อื่นฟังอย่างมีประสิทธิภาพ คุณเป็นผู้นำการสนทนาและนำไปสู่การสนทนาโดยตรงและน่าเชื่อถือ
• ชั้นสูง. คุณเป็นคนประเภทคู่สนทนา "ผู้สูงศักดิ์" ถ้าคุณชอบการสื่อสารแบบเปิดและเป็นเรื่องง่ายสำหรับคนอื่นที่จะสื่อสารกับคุณ คุณยังมุ่งเน้นและตรงไปยังเป้าหมายเสมอ
• รอง. คู่สนทนาของประเภท "รอง" นั้นเป็นนักการทูตและใช้การสื่อสารเพื่อยุติความขัดแย้ง เขาพูดเบา ๆ มีเสน่ห์และทำให้ผู้คนรู้สึกสะดวกสบาย
• โสกราตีส คู่สนทนาของประเภทโสกราตีสมีประสบการณ์ในการแก้ปัญหาและโน้มน้าวผู้อื่นเขาชอบการอภิปรายที่ยาวนาน เขามีรายละเอียดและรับทราบอย่างดีและความคิดเห็นของเขาได้รับการชื่นชมจากคนอื่น ๆ
• เป็นทางการ. คู่สนทนาประเภทนี้ใช้การสื่อสารเพื่อตระหนักถึงความฝันและประสบความสำเร็จทั้งในที่ทำงานและที่บ้าน นี่คือประเภทที่ชาญฉลาดและมีกลยุทธ์

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ามีสี่รูปแบบการสื่อสารขั้นพื้นฐาน: วิเคราะห์ใช้งานง่ายใช้งานได้และเป็นส่วนตัว ไม่มีสไตล์การสื่อสารที่ดีกว่าอีกอย่างโดยเนื้อแท้ แต่การเลือกรูปแบบการสื่อสารที่ไม่ถูกต้องสำหรับผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงอาจทำให้เกิดปัญหา:

• สไตล์การวิเคราะห์. การสื่อสารในรูปแบบการวิเคราะห์เกี่ยวข้องกับการดำเนินการกับข้อมูลที่ยากและจำนวนจริง คนที่สื่อสารในลักษณะนี้หลีกเลี่ยงการแสดงความรู้สึกและอารมณ์ในระหว่างการสนทนา ข้อดีข้อหนึ่งของรูปแบบการสื่อสารเชิงวิเคราะห์คือคุณสามารถวิเคราะห์ปัญหาอย่างมีเหตุผลและเป็นกลาง ซึ่งหมายความว่าผู้คนจะเห็นว่าคุณได้รับการตอบรับที่ดีและมีประสบการณ์ในการวิเคราะห์อย่างมาก ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการมีรูปแบบการสื่อสารเชิงวิเคราะห์คือคุณอาจพบว่ามันเย็นชาหรือไร้ความรู้สึก
• สไตล์ที่ใช้งานง่าย. การสื่อสารในสไตล์ที่เป็นธรรมชาติคุณต้องการปกปิดภาพรวมทั้งหมดและหลีกเลี่ยงรายละเอียดเพราะกลัวว่าจะจมอยู่กับมัน สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถตรงไปที่หัวใจของปัญหาแทนที่จะพิจารณาเป็นระยะ ข้อดีของสไตล์นี้คือคุณสามารถสื่อสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำตรวจสอบปัญหาใหญ่และซับซ้อนได้อย่างง่ายดายอย่างไรก็ตามในสถานการณ์ที่ต้องการรายละเอียดอย่างแท้จริงคุณอาจมีความอดทนไม่พอ

• สไตล์การใช้งาน. สไตล์นี้ถือว่าเป็นระเบียบความพร้อมใช้งานของแผนรายละเอียดวันที่แน่นอน คนที่สื่อสารในสไตล์นี้เป็นนักแสดงที่ดีที่ไม่เคยพลาดอะไรเลย ข้อเสียที่เป็นไปได้ของรูปแบบการสื่อสารที่ใช้งานได้คือคุณอาจสูญเสียความสนใจของผู้ชมโดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังพูดคุยกับนักสนทนาที่ใช้งานง่าย
• สไตล์ส่วนตัว. การสื่อสารในสไตล์ส่วนตัวคุณรู้สึกถึงการเชื่อมต่อทางอารมณ์กับคู่ค้าและสิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าเขาคิดอย่างไร คุณเป็นผู้ฟังที่ดีและเป็นนักการทูตที่ดีคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าจะขจัดความขัดแย้งได้อย่างไรรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้คนมากมาย สไตล์นี้ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ส่วนบุคคลที่ลึกซึ้ง ผู้คนมักหันมาหาคุณเพราะคุณสามารถเชื่อมโยงกลุ่มต่างๆ ข้อเสียของรูปแบบการสื่อสารนี้คือบางครั้งคุณสามารถรบกวนคู่สนทนาประเภทวิเคราะห์ที่ชอบตัวเลขที่ยากและการอภิปรายเชิงตรรกะ

ดูวิดีโอถัดไปสำหรับทักษะการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญที่สุด